מרוב ערוצים לא רואים את היער

הצעירים של היום לא משתמשים ב SMS. מבחינתם מדובר בערוץ מיושן; ניתן לתקשר דרך WHATSAPP והם לא מהדור שלנו...

אבל לנו יש פריבילגיה; אין לנו ממגבלות לא לגבי שימוש ב FACEBOOK (כן... גם הוא מוקצה אצל חלקם מחמת אי-קוליות) ולא לגבי שימוש ב SMS. ולכן אנחנו יכולים לשאול את עצמנו, באמת ובתמים- מה נכון שיהיה אוסף הערוצים בהם אנחנו משתמשים לתקשור; וכמובן- לאיזו מטרה.

שאלה זו חשובה לא רק ברמה אישית, אלא גם ברמה ארגונית. ניהול ידע עוסק לא רק במסמכים ותכנים כתובים, כי אם גם בתקשורת בין האנשים- בין אם לצרכים ארגוניים, מקצועיים, עסקיים ו/או שיווקיים.

וברגע שהבנו שניתן להשתמש בערוצים השונים..התחלנו לגבות את עצמנו, אם בשימוש מרובה ערוצים, ואם בשימוש מרובה מסרים.

ומה השורה התחתונה? הצפה. מבול אינסופי של הודעות.

ואם לגבי מיילים התלוננו שהם משתלטים על חיינו, הרי שעכשיו אנחנו רואים שאיתם עוד יחסית היו חיינו קלים. לא כולנו קוראים מיילים כל היום, וכך אנו יכולים, לפחות בחלק משעות היממה, לצרוך אותם על פי דרישה.

ערוצים מיידיים לעומתם, דוגמת WHATSAPP- מגיעים תמיד בדחיפה אם לא השתקנו אותם בכוח (ואז הם מהר מפצים על השקט שהעניקו לנו במבול מחודש ומחוזק).

מה עלינו לעשות?

להחליט על כללי התנהלות. קודם כל ברמה ארגונית, ובהמשך גם לגזור כללים לשימוש בערוצים ברמה של קבוצות עניין ותחומי קשר, וכן בהתנהלות האישית בין הפרטים.

ברמת ההמלצות לשימוש במייל, הרחבתי כבר בעבר את היריעה בפוסט ייעודי (לשלוט במיילים ולא להיות נשלט על ידם).

מתי כדאי לפתוח WHATSAPP קבוצתי בעבודה? למרבה ההפתעה, התשובה פשוטה (ולאו דווקא מקובלת בשימוש היומיומי): כמובן שקבוצת WHATSAPP מקימים כאשר רוצים תקשור או עם עמיתים שאין להם מייל (מצב שפחות מקובל) אך בעיקר נכון להקימה כאשר נדרשים עדכונים מיידיים. פחות נכון להקימה כאשר העדכונים לא מיידיים, ובוודאי היא פחות מתאימה, כאשר רוצים לשתף קבצי מסמכים. מדוע? כי ממילא יותר קל לעיין בהם, לשמור אותם ולטפל בהם בערוץ אחר...

את ההפרדה בין שימוש ב WHATSAPP כקבוצה וב- WHATSAPP כערוץ תקשורת חד כיווני, אני מניחה שהרוב מכירים. אם אתם רוצים להימנע מאינסוף תגובות רגשיות ובעיקר כאלו משתאות (ובשביל זה יש אוסף אימוג'ים אינסופי)- השתמשו ברשימת תפוצה ולא בקבוצה רגילה.

בדיוק כמו שתמיד המלצנו שאם שואלים קבוצה מתי כל אחד יכול לקיים פגישה, כאשר נתונה רשימת חלופות, עדיף מאד שלא כולם יענו זה לזה, אלא שיהיה גורם אחד מרכז, וכולם יתכתבו רק איתו.

אבל יש עוד הפרדה חשובה, וכאן אני חוזרת לרישא של הפוסט: הפרדה בין WHATSAPP ל SMS (ולא מטעמי טרנד). בדרך כלל אכן יש יתרונות פונקציונאליים לשימוש ב WHATSAPP; בוודאי להעברת מסרים לקבוצה, בשיתוף תמונות או בשיתוף אנשי קשר- גם 1:1; ואפילו ליצירת תחושת קבוצתיות ו- engagement.

אך, יש שני סוגי מקרים בהם השימוש ב SMS עדיף על זה של ה WHATSAPP (אנא אל תסקלו אותי באבנים): ראשית, כאשר אנחנו רוצים להעביר מספר טלפון כדי שעמיתנו יוכל להתקשר (ולא תוך שימוש בטכנולוגיה שטרם התפתחה טוב דיה של שיחה קולית ב WHATSAPP). העברת ההודעה דרך ה WHATSAPP עובדת, אך היכולת לשימוש במספר נוחה פחות. והמקרה השני... לפחות נכון לשלהי 2016, הוא כאשר אנו רוצים להעביר הודעה שהיא באמת מיידית (או במילים אחרות- חשוב לנו שהקורא יקבל אותה כאן ועכשיו). כאן עדיין אין לנו הבטחת מיידיות ב WHATSAPP. כי, לעיתים ההודעה עוברת באופן מיידי, אך יותר מידי פעמים, היא מטיילת בדרכה, ומגיעה לאחר מספר דקות (קטן או גדול). ולפעמים, זה באמת לא מספיק.

אפשר לסכם ברמה פילוסופית ושוב להתפעל מקהלת שלימד אותנו ש"לכל זמן ועת לכל חפץ תחת השמים" (קהלת ג, א). אכן היה החכם מכל אדם.

ממליצה מעבר לכך, לייצר מוסכמות התנהלות. יאפשר לכולנו, יותר ליהנות מהטכנולוגיות המופלאות, ופחות להצטער עליהן ועל השפעתן שלעיתים אכן יכולה לעצבן אם אין מוסכמות שכאלו.