נהלים- לא תמיד קל לכתוב נוהל, כך שיהיה גם קל לקריאה והבנה

כולנו יודעים שכדי למצות תהליכי ניהול ידע בארגון, לא ניתן להתעלם מעולם המסמכים.

העובדים שסביבנו בדרך כלל לא מאושרים מידי מנהלים, ויש להם סיבות טובות לכך: הנהלים נכתבים, פעמים רבות, בדרך ארכנית וטרחנית, ולא קלים לקריאה ולהבנה.

אל תסובבו את הראש לצד שני! האחריות היא שלנו, כמנהלי ידע, לשפר זאת.

התוכן הוא כה חשוב, ומייצג הן את שנדרש לעשות (חוק ורגולציה), והן את מה שלמדנו בארגון שהכי כדאי לעשות (good practices).

היום, בקורס מתודולוגיות מתקדמות לניהול ידע של KMGN דיברנו על מתודולוגיה שעיקריה:

• תכנון טוב יותר של הנוהל, כדי שאכן יכלול את הנדרש ורק אותו (רמז: תהליך חשיבה אסטרטגית לכל נוהל ונוהל).

• ארגון טוב יותר של הכתוב, תוך שימוש במפה שהיא הרחבה של מפת החשיבה המקובלת.

המפה משמשת את הכותב לתכנן ולארגן יותר טוב את הכתוב; היא מסייעת לקורא כדי להתמצא בתוכן, להבינו טוב יותר, וכאשר הוא מתלבט לגבי סוגיה, להיכנס ולמצוא באופן ממוקד את הנדרש.

אני הובלתי את המפגש, וחשתי, שלמרות שאולי מדובר בנושא טכני, רבים מהמשתתפים הבינו את חשיבותו, ואת הפוטנציאל הגלום בפישוט השימוש וההבנה.

לטובת נהלים והנחיות, וגם לטובת מסמכים רבים אחרים המצויים בכל ארגון.