ניהול ישיבות

ישיבות הם אחד מכלי העבודה המרכזיים של כל מנהל. בין אם מדובר בישיבות פורמאליות, ובין אם בישיבות עבודה שמתפתחות תוך כדי העשייה, אין ספק שמדובר בכלי הממלא את זמננו במאה ה- 21 לא מעט, לפחות בשעות היום. נשאלתי לאחרונה לגבי דרך ניהול ישיבות נכון. לכאורה- שאלה מיותרת. הלא מדובר בכלי שאנו עושים בו שימוש קבוע, ולמה נדרש לעצור ולחשוב כלל על שאלה זו? ואגב השאלה- מה הקשר שלה לבלוג זה העוסק בניהול הידע הארגוני?

נתחיל מהסוף- רוב הישיבות עוסקות בשיתוף או פיתוח ידע, ועל כן הרלוונטיות ברורה.

ולמה לעסוק בתהליך עבודה כה סטנדרטי?

ראשית, בגלל היותו סטנדרטי. אנו מבצעים אותו באופן כה תדיר, ולכן שיפור בו- ביעילותו ומועילותו, יכולים להיות משמעותיים.

ושנית, כי ניהול ישיבות אינו כה פשוט כפי שהיינו רוצים. לרבים מאיתנו נדמה, ולעיתים בצדק, שחסר לנו זמן. הן בגין נושאים שלא נדונים בהיעדר זמן, והן בגין ניצול לא מיטבי של הזמן. ולהוסיף עוד זמן לישיבות? בארה"ב תרבות הדיונים המקובלת בהרבה מהארגונים היא שאלו תופסים הרבה מיום העבודה. לא בטוח שמתאים לתרבות הישראלית. ובכלל, מתי נעבוד?

שווה חשיבה; שווה פוסט.

נפתח דווקא בפתרון קיצוני- "ישיבות בעמידה" (stand-up meetings). שיטה זו, שורשיה נעוצים במועצה המלכותית בבריטניה, שם הדיונים מתקיימים בעמידה, הפכה לשיטה מקובלת, בעיקר בעולם התוכנה. מדובר בישיבות, על פי רוב, קבועות בכל יום באותה שעה, האורכות 5-15 דקות. ישנן מספר מתודולוגיות לניהול ישיבות אלו. שתיים מהמקובלות הן סגנון Scrum וסגנון Kanban. בשתי השיטות, בסדרת שאלות קצרה, מבררים מה הייתה ההתקדמות האחרונה ומה המכשולים כרגע, הנדרשים להבטחת המשך ההתקדמות.

שיטה זו נחשבת יעילה, אך כפי שניתן להבין מהתיאור לעיל מתאימה למטרות ספציפיות ובוודאי לא לכל צורך. היא מתאימה להצפת נושאים ולשיתוף ידע, אך פחות לדיון מעמיק, אפילו לצורך עבורו היא משמשת, העוסק במכשולים אפשריים, שכן לאחר הצפת המכשולים אין די זמן לדיון רציני בדרכי התמודדות מיטבית עם מכשולים אלו (זכרו- כולם עומדים וזמן הפגישה הכולל 5-15 דקות).

השלב הראשון, לטעמי, הוא עוד קודם לכן. אם אנו מכירים בכך שזמן הוא משאב מוגבל, וכי יש זמן סופי לישיבות, כדאי לשמור זמן זה ולייעד את הישיבות, פחות לנושאים תפעוליים, ואולי אפילו פחות למטרות של שיתוף ידע, אלא בעיקר לחשיבה משותפת ועדיף בהקשרים אסטרטגיים. זכרו עד כמה קל לשקוע בשוטף, ועד כמה קשה להתרומם ממנו לדיון במה שכל ארגון מגדיר לעצמו כ "נושאים החשובים".

העברת הודעות- ניתן לעשות בערוצים אחרים. כיום כולנו קוראים מיילים, SMS-ים ו- Whats-App-ים ואלו בהחלט ערוצים בהם ניתן להעביר מידע תפעולי,כל ערוץ בהתאם לאורך המסר ודחיפותו. נכון שכל דבר שמעבירים פנים אל פנים, עובר טוב יותר, אך, כל שעה וכל ישיבה שמוקדשת לתפעול ולשוטף, היא על חשבון שעה שהייתה יכולה להיות מושקעת באסטרטגיה ובעתיד.

אין באמירה זו לפסול לחלוטין העברת הודעות או דיון בנושאי היום, אלא בהכוונתם לנושאים שנכון לקיים לגביהם דיון, ואולי אפילו סיעור מוחות; לנושאים, שם יש ערך מוסף לישיבה.

גם אם החלטנו על נושא ישיבה חשוב, אין בכך להבטיח אל מיצויו המיטבי של הזמן בעת הישיבה.קביעת מטרה מראש, ומודעות למטרה אותה רוצים להשיג תוך כדי זמן הישיבה, הם בהחלט גורם היכול לסייע לניהול טוב יותר של הזמן.

אם אלו אינם מספקים, כדאי לנתח את אופי ההתנהלות של הישיבות, כפי שמתנהלות כיום, ולהבין היכן "בורח" הזמן, תוך התאמת הטכניקה לקושי הספציפי שעלה.

דיונים רחבים המתנהלים בטלפון, ועוד יתור ב- WEB Conference, גם בלי שנתכנן זאת מראש, נוטים להיות אפקטיביים יותר בדרך התנהלותם. עצם קיומו של השיח הווירטואלי, גורם להרבה מאיתנו להיות יותר ממוקדים במטרות, ולכן הישיבות מסתיימות מהר יותר ומספיקים יותר.

אין בכך להמליץ על ניהול שיח וירטואלי כאשר כולם יחד, אלא רק להזכיר שכנראה כולנו יודעים להיות אפקטיביים בנסיבות המתאימות והאתגר פחות קשה ממה שיתכן וחושבים.

וטיפ אחרון לפני סיום.

לצאת בסוף ישיבה עם מטלות ומשימות להמשך, זו בהחלט טקטיקה מועילה.

אך כאשר מגדירים הרבה מטלות, כך למדתי, הסיכוי למימושן קטן פלאים. ואלו שכן מבוצעות, הן לאו דווקא אלו החשובות יותר. גם כאן, כדאי לתעדף ולבחור רק את החשוב ביותר.

האם זו כל התורה? לאו דווקא. יש מה להעמיק; יש מה לומר גם בהיבטים נוספים שלא נגעתי בהם (דוגמת נושא תיעוד הישיבות).

אך גם פוסט- אורכו המיטבי מוגבל. על השאר אצטרך כנראה לכתוב בפעם אחרת.