ניהול מסמכים בארגון קטן

חברת ROM הינה ארגון קטן המונה +20 עובדים.

כחברה האמונה על מתן ייעוץ לארגונים, אנו מייצרים מסמכים רבים מסוגים שונים. המסמכים ככלל מתייחסים ללקוחות (ארגונים) ולסוגי פעילויות, לשלבים במהלך הפרויקט וכדומה.

כחברה ש"ניהול ידע" חרוט על דגלה, (ובמקרה שלנו איננו רוצים להלך יחפים) אנו מעוניינים לספק לעצמנו פתרון יעיל לניהול ולשיתוף במסמכים.

נתחיל במעט רקע, וניקח את עצמנו כמקרה בוחן לארגון קטן.

המאפיינים של חברת ROM כארגון קטן הינם:

• +20 עובדים

• רוב העובדים הינם יועצים הנמצאים במרבית זמנם מחוץ למשרד

• ניהול ידע כדרך חיים

• ארגון לומד

הצרכים של חברת ROM מניהול ידע:

• שיתוף בידע (מקצועי וארגוני)

• למידה שוטפת

• ביצוע פרויקטים דומים

• ייעוץ ללקוחות שונים בעלי אופי וצרכים דומים

• סיווג הידע

• הנגשת הידע ממספר מקורות:

  • כונן רשת

  • מאמרים מאתר האינטרנט של ROM. (כל המסמכים המתודולוגיים נשמרים באתר החברה, זהו חלק מנדבכי הפתרון)

  • "מאגרום" - מאגר תובנות

לפיכך, מנינו לפנינו מספר פתרונות אפשריים לניהול מסמכים:

• מוצרי מדף לניהול מסמכים

  • חסרון - יקר לארגון קטן

• שימוש בכונן רשת– קיים (לכל היועצים מחשבים ניידים שמסונכרנים עם הכונן המשותף)

  • חסרונות:

    • לא נותן מענה לסיווג מרובה (מסווג לפי לקוחות ולא לפי שלבים בפרויקט, סוגי תוצרים וכדומה)

    • לא נותן מענה לשיתוף בידע: ארגוני, עדכון על מסמכים חדשים שנוצרו וכן הלאה

• פורטל ארגוני

הפתרון הנבחר בחברת ROM – הקמת פורטל ארגוני בשילוב כונן רשת משותף

• העלאת מסמכים נבחרים לפורטל, מכונן הרשת המשותף

• סיווג מסמכים לפי:

  • שלב במחזור החיים (של הפרויקט)

  • נושא

  • סוג המסמך

• המאפיינים דינמיים וניתנים להרחבה ושינוי

• החיפוש בפורטל מתבצע גם על מאמרים באתר האינטרנט וגם על תובנות ב"מאגרום"

• מקום ייעודי למידע ארגוני:

  • הודעות

  • נהלים

  • קישור למערכת דיווח שעות

• עדכונים אוטומטיים נשלחים באמצעות הדוא"ל

הפורטל פותח "בבית" ולכן זול יותר מרכישת מוצר מדף, ותואם לצרכים שלנו מאחר ו"נתפר" במיוחד עבורנו בהתאם לצרכים שאנו העלנו. למשל, כחברה לניהול ידע היה חשוב לנו שתפריט הניווט יהיה דינמי, כך שהוא משנה את עץ הנושאים בהתאם להקשר הרצוי (נושא / סוג מסמך / שלב במחזור החיים) - זהו פטנט נוח ביותר.

הפתרון המשולב מאפשר לנו לשמור מסמכים באופן שוטף בהתאם לתהליכי העבודה שלנו, כלומר בהתאם לפרויקט/לקוח עליו אנו עובדים, בכונן הרשת המשותף.

שמירת מסמכים נבחרים בפורטל מאפשרת לנו לשתף בידע וללמוד אחד מהשני (כבר אמרנו ארגון לומד?), ותזכורות על כך אנו מקבלים מדי שבוע באופן אוטומטי באמצעות הדוא"ל.

לסיכום, פתרון זה מראה כי גם ארגונים קטנים יכולים לנהל את המסמכים שלהם ולשתף בהם, מבלי למצוא עצמם משקיעים כספים רבים במוצרים שנועדו לארגונים גדולים. לכן גם, מדובר בפתרון תשתיתי שלנו, שמהווה תשתית כללית הניתנת לרכישה ואימוץ לארגונים דומים, כאשר כל אחד מתאים לעצמו את מאפייניו הוא.

---

רוצה ללמוד עוד על ניהול מסמכים ומיילים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• ניהול תוכן פשוט

• דואר אלקטרוני וניהול ידע

• התזמון המושלם: מהו הזמן הטוב ביותר לשליחת דיוורים?