ניהול תוכן מובנה

אחד מתתי עולמות ניהול הידע קשור לניהול תכנים מובנים: Content Management. העוסק בניהול התוכן, נתקל ודאי לא פעם בשלושה מושגים קשורים:

• וContent Management System, להלן CMS.

• וEnterprise Content Management, להלן ECM.

• וWEB Content Management, להלן WCM.

לכאורה, שלושת המושגים נראים נרדפים זה לזה, אך לא כן הדבר: הראשון, ה- CMS מייצג את המשפחה הכוללת של פתרונות לניהול תכנים. משפחה זו נהגה לכלול שתי תת-משפחות: ה- ECM לניהול תכנים פנים ארגוניים. ה- WCM לניהול תכנים המוכוונים לקהל הרחב (עולם האינטרנט). הפתרונות המוצעים לשני סוגי הצרכים חופפים באופן חלקי בלבד. ECM למשל, התמודדו עם מקורות רבים של תכנים הבאים בתצורות וטכנולוגיות שונות, ויש לדעת לכולם יחד. WCM לעומתם, שמים דגש על תהליך WORKFLOW של אישור תכנים קפדני לפני הכרתו ברבים. בשנת 2005 אומץ המונח ECM לכלל פתרונות ניהול התוכן והמסמכים. עולם ניהול התוכן המובנה נותר מיותם וה- WCM מעטרו מאז עבור הפתרונות הן הפנים ארגוניים והן החוץ ארגוניים. לפני רכישה של כל טכנולוגיה תומכת מומלץ לבחון את הצורך העיקרי, ולהתמקד בפתרונות ייעודיים למשפחה האמורה בלבד. כיום הרוב עושים גם וגם (ובדרך כלל גם מספקים קפה) אך רמת הפתרון לעיתים תהיה טובה יותר לפי מקורו של המוצר המאוחד.

ניהול תוכן מובנה בהשוואה לניהול מסמכים – האם זה היינו הך? רבים מאיתנו נוטים לראות בניהול מסמכים וניהול תוכן מובנה כאילו הם שמות נרדפים לאותו הדבר. אולם למעשה מדובר בשני תחומים שונים שלהם הרבה מן המשותף. נעמוד על מספר הבדלים בין ניהול תוכן לניהול מסמכים:

• מסמכים הינם מידע מוגדר המאוחסן בקובץ. לעומת זאת תוכן כולל כל פריט הניתן לאחסון בצורה אלקטרונית לרבות פיסות ידע הנשמרות ישירות במאגר התוכן ללא מעטפת מסמך; לרבות מידע ממערכת ERP, מידע ממאגרי נתונים, קבצים, יישומים, דפי WEB, גרפיקה, קוד תוכנה, קטלוג מוצרים, רשימת מצאי, תמונות, אי מיילים ועוד.

• ניהול מסמכים כמו גם ניהול התוכן מובנה מכיל אספקטים של לכידת המידע, ארגון, שמירה והפצה. אך ניהול תוכן יעיל חייב להכיל היבטים של עדכון ומידע בזמן אמת.

• ניהול תכנים מובנים מייחד פרק נכבד לתהליך אישורו של התוכן ע"י מנהל תוכן. בניהול מסמכים ישנו תהליך העלאת גרסאות, אך אלו אינם שווים כלל ועיקר.

• מקטע או מסמך שלם - בניהול מסמכים אנו שומרים את המסמכים בשלמותם על כל תוכנם. לעומת זאת בניהול התוכן ניתן לשמור מקטע אחד מתוך מסמך שלם או מספר מקטעים שהובאו ממקורות שונים בצורה מאוחדת.

• בניהול תכנים מובנים קטגוריזציה משמשת בעיקר לנושא הרשאות: נניח שני אנשים מבקשים לראות פריטי "חדשות". שניהם יצפו באותו חלון בפריטי החדשות, כאשר לכל אחד יסוננו פריטי החדשות על פי קטגוריה נושאית המגדירה את תחומי העניין שלהם. ניהול מסמכים כולל היבט של מאפייני מסמך (פרופיל), אך זה משמש בעיקר לחיפוש, היזום ע"י המשתמש. ישנם כלים שהתמחותם העיקרית ניהול מסמכים, ואילו אחרים חזקים בניהול התכנים המובנים. לפני רכישת מוצר זה או אחר, על הארגון לנתח את הצורך המרכזי, ועל פי זה להעדיף את משפחת המוצרים המתאימה לו.