פעילויות שיתוף בידע במסגרת אתר או במסגרת פתרון ניהול ידע אחר עשויות לגרום לחששות ואף התנגדות מצד העובדים המעורבים בתהליך. נשאלת השאלה כיצד ניתן להתגבר על חששות אלה בקרב המשתמשים ולעודד את שיתוף הידע? בכתבה זו אציג לקט הצעות של יועצי רום אשר עשויות לסייע לנו במתן תשובות לשאלה זו. (הצעות אלה עלו גם הם במסגרת תהליך של שיתוף ידע וסיעור מוחות שנערך בחברה)
יצירת צוות מוביל
יצירת "צוות מוביל" המורכב ממספר עובדים אשר משמשים כנציגי המשתמשים מול מנהלי פיתרון ניהול הידע. העבודה בקבוצה משמשת כצעד בונה אמון בין מנהלי פיתרון ניהול הידע למשתמשים.
ובנוסף, חבריי הקבוצה יכולים לשמש בעתיד כ"שגרירים" להבטחת השימוש בפיתרון בקרב המשתמשים.
כאשר אנו פועלים מול קבוצה זו מומלץ שנפעל על פי הדגשים הבאים:
יש ליצור מפגשים סדירים של הקבוצה – המפגשים הסדירים יגבירו את הגיבוש בין חברי הקבוצה וייצרו פעילות בעלת משמעות והמשכיות.
מומלץ לשתף את חברי הקבוצה לא רק בביצוע כי אם גם בתכנון ובקבלת החלטות- הדבר יגרום לכך שחברי הקבוצה ירגישו מחויבים יותר לתהליכים. כחלק מפעילות זו בקבוצה ניתן להעלות לדיון את השאלה כיצד לגרום לעובדים נוספים לשתף יותר בידע.
יש לעדכן באופן שוטף את חברי הקבוצה על המתרחש הן במסגרת מפגשי הקבוצה והן במסגרת מיילים שוטפים
חשוב להציג בפני הקבוצה את הערך המוסף בשימוש בפיתרון ניהול הידע על ידי הצגת היתרונות והכלים שימושיים הנמצאים בפיתרון
ניתן גם לרתום את חברי הקבוצה ליצירת מיזמים חדשים ואטרקטיביים (כולם רוצים להיות שותפים להצלחה)
יש לפעול להעלאת יוקרתיות החברות בקבוצה
דוגמא אישית של ההנהלה
"הרוח הגבית" של ההנהלה בהטמעת תהליך שיתוף בידע הינה חשובה לאין ערוך. לכן , כחלק מה"רוח הגבית" ניתן להציע לחבריי ההנהלה להשתמש בפיתרון ניהול הידע כערוץ לשיתוף בידע. בדרך זו , חבריי ההנהלה מהווים דוגמא אישית, העובדים רואים כי תרומת הידע אינה דבר רע שעלול לפגוע בהם אלא שזוהי דרך לגיטימית ורצויה לשיתוף בידע. וכתוצאה מכך הדבר יעודד את העובדים להשתמש בפיתרון זה.
הוקרת המשתמשים הבולטים המשתפים בידע
היבט נוסף , חשוב לא פחות , הוא להכיר בתרומתם של משתפי הידע באתר. ייחצון תרומתם יהווה דוגמא למשתמשים נוספים לשיתוף. וכן, כערך מוסף נוסף, יעלה את קרנם של משתפי הידע הפעילים בארגון - דבר אשר יעודד אותם להמשיך ולתרום לפתרון ניהול הידע.
באילו דרכים ניתן להוקיר את פעילות משתפי הידע?
הקפדה על "במת קרדיט" במסגרת פתרון ניהול הידע בארגון באמצעות אזכור שם התורם במקום בולט ( אם אפשר בצירוף תמונה ופרטים נוספים על העובד)
כינוס המשתפים הבולטים ביותר בכדי להוקירם, כאשר מומלץ להעניק להם במסגרת אותו המעמד תשורה סמלית על תרומתם
ייחצון חודשי של שמות התורמים הבולטים באותו החודש באמצעות ניוזלטר.
לסיכום , שימוש בדרכים אלה יסייע להגביר את שיתוף הידע בין המשתמשים. מילות המפתח להצלחה הינן- ייחצון פעילותם של משתפי הידע הפעילים, שימוש בצוות המוביל כ "שגרירים" להטמעה ומתן דוגמא אישית . ניתן להשתמש גם בכלים נוספים לעידוד השיתוף המותאמים לתרבות הארגונית. וכן מומלץ, לעשות ניתוח של המצב לאחר מספר חודשים של פעילות על מנת לבחון מה עשוי לסייע להמשיך לקדם את רמת השיתוף תוך התחשבות באופי הארגון והתרבות הארגונית הקיימת בו.
בהצלחה!
Comments