ועדת היגוי

המונח "ועדת היגוי" הנו מונח מוכר וידוע, ומיושם במידה כזו או אחרת בחלק ניכר מהארגונים. כוחה ומיקומה של ועדת ההיגוי בארגון מאפשרים לה להעלות על המסלול הנכון נושאים מרכזיים אותם מעוניין הארגון לקדם. במידה ופעילותה של הועדה מתבצעת בצורה טובה, תרומתה לא תסולא בפז, יחד עם זאת,פעילות שכזו אינה תמיד טריוויאלית ונתקלנו לא אחת מועדת ההיגוי הסובלת מבעיה תדמיתית.

להלן חלק מהתפיסות הקיימות בשטח לגבי ועדות היגוי:

• הועדה מנותקת מצרכי השטח, אין לה תפיסה טובה לגבי הצרכים האמיתיים

• הועדה מהווה שופר להחלטות ההנהלה ואינה דואגת לאינטרסים של כלל העובדים

• הועדה היא חותמת גומי בלבד, כל ההחלטות החשובות התקבלו מבעוד מועד

• הועדה היא גוף נטול שיניים, אין לה את היכולת להורות על שינויים מהותיים

• מרבית ועדות ההיגוי מתמסמסות עם הזמן

בבואנו להקים ועדת היגוי לתחום ניהול הידע בארגון, עומד בפנינו האתגר של התגברות על התפיסות הללו, כמו גם הפיכת הועדה לגוף התורם משמעותית ומקדם בפועל את ניהול הידע בארגון. פרופיל התפקיד המוצע בזאת, יאפשר להערכתנו, התמודדות טובה ומוכוונת יותר עם האתגרים אותם ציינו מעלה.

הרכב הועדה

זה לא סוד שועדת היגוי טובה אמורה לכלול ייצוג הולם לכלל היחידות הארגוניות. יחד עם זאת, בתחום ניהול הידע ישנה חשיבות רבה ליצירת "הרכב מנצח" שיתמוך ויקדם בצורה אופרטיבית את התחום. הרכב שכזה כולל להערכתנו מעבר לנציגי המשתמשים וההנהלה שהימצאותם בוועדה מובנת מאליהם, גם שלושה אנשי מפתח, הרלוונטיים בעיקר לתחומנו:

• נציג טכנולוגי : נציג זה יכול לסייע בבחירה מושכלת של הפלטפורמה עליה עובדים, לציין יתרונות וחסרונות בולטים לכל כלי בהתאמה לצרכי הידע המועלים בוועדה, לחזות שינויים מערכתיים העלולים להשפיע על הפרויקט, לוודא התממשקות טובה של מערכות תפעוליות עם הכלי אותו בחרנו ואף לוודא שלא תיווצר כפילות בהקמת מערכת נוספת שכבר ניתן לה פתרון ארגוני על ידי פרויקט ניהול הידע.

• נציג משאבי אנוש : נציג משאבי אנוש יוכל לחבר את הפרויקט לתרבות הארגונית הרווחת, לתת את הדעת על דגשים תרבותיים באופן היישום וההטמעה של הפרויקט וכן לתת משוב על פידבקים א-פורמאליים המתקבלים מהשטח.

• נציג כלכלי: רתימה של נציג המחלקה האחראית על תקצוב הפרויקט, טומנת בחובה יתרונות ברורים למדי. נציג שכזה יוכל לתת סקירה מתמשכת על מצב ניצול התקציב, לבצע מו"מ מול ספקים כך שמינימום תקציב יאפשר ליחידה לבצע מקסימום פעילויות ובשעת דחק אף למצוא פתרונות יצירתיים למצוקה תקציבית.

תפקידי הועדה

אז אחרי שבחרנו הרכב מנצח, נשאלת השאלה מה תפקידי הועדה ? התשובה טמונה בעצם ההגדרה. ועדת היגוי תפקידה לנווט את הפרויקט על היבטיו השונים:

• אחראית לקביעת מדיניות ניהול הידע

• אחראית לקביעת סדרי עדיפויות

• אחראית לבקרת ההתקדמות על פי המדיניות שהותוותה

• אחראית לטיפול בצמתי החלטה חשובים/מהותיים בתהליך

ולסיכום: מקום מושבה הרם של ועדת ההיגוי וראיית העל שקיימת לה על היבטיו השונים של הארגון, מאפשרים לה לקבל החלטות עקרוניות על תהליך ניהול הידע.

אז איך לגרום לועדת ההיגוי לפעול עבורנו?

היות וועדת היגוי מעצם טיבה היא גוף שאמור להתוות את הדרך ולא ליישמו בפועל (תפקיד זה שמור לצוות המשימה, ראו סקירתנו מגיליון יוני 2007), יחד עם זאת, אנו מקווים כי הטיפים הבאים יעזרו לכם להניע את החברים בוועדה מכיוון של מעורבות פסיבית, לפעילות שהיא יותר אקטיבית:

• תזכורות שוטפות על התקדמות הפרויקט: על אף שזמנם של מרבית המנהלים דחוק, ולא בהכרח ימצאו את הזמן להגיע לישיבות, הניסיון מלמדנו כי רובם אוהבים לדעת מה קורה וישמחו לקבל תזכורות במייל על התקדמות הפרויקט. תזכורות אלו הן דרך לשמור על החברים בוועדה בתמונה ואף להפחית את אלמנט ההפתעה כאשר יגיעו לישיבה הבאה, בה לא יצטרכו "לעכל" בבת אחת את כל החומר.

• ישיבות קבועות : רצוי לקבוע מראש את התדירות של הישיבות ולשלוח זימונים מבעוד מועד. יצירה של דפוס פגישות קבוע, נותן משנה תוקף לחשיבות הוועדה ומאפשר לה להפוך לגורם קבוע שלא מתמסמס עם הזמן.

• תבנית לקיום הישיבות : רצוי לקיים מבנה קבוע הכולל את האלמנטים הבאים: מה נעשה עד כה, מה התכנון העתידי ומה השאלות המרכזיות שעל הפרק. רצוי כמובן לשלוח חומרים מקדימים ככלי לגירוי החשיבה כך שחברי הועדה יוכלו להספיק לעבד את המידע ולגבש לעצמם דעה בנושא. יש לזכור שהזמן המוקדש לועדות היגוי הוא קצר ולכן יש למקסם אותו ולמקדו בשאלות המשמעותיות/המרכזיות שעל הפרק.

• תקשור החלטות הועדה : יש לתקשר את החלטות הועדה לכלל המנהלים בארגון. מומלץ לציין במקרים אלו לא רק את ההחלטה הסופית שנתקבלה אלא אף את מערכת השיקולים שהובילה אליה, שהרי הועדה עוסקת בסוגיות עקרוניות שיכול להיות שנרצה לחזור אליהן בעתיד כשנתקל בקושי, במקרה דומה וכו'.

לסיכום: ועדת ההיגוי יכולה להיות כלי עזר נהדר ותומך מרכזי של פעילויות ניהול הידע בארגון, צריך רק לעזור לה לעזור לנו !!

---

רוצה ללמוד עוד על פורטלים ואתרים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• לוגו

• האם אתם מוכנים לבלוג פנים ארגוני?

• מתי פורטל ארגוני הנו הצעד הראשון לניהול ידע