קבלת החלטות בעבודה, תעדוף משימות ואיזון בין בית לעבודה

בעידן המודרני, בתקופה שבה ניהול משימות/ תעדוף משימות תוך תפוקה טובה הופך להיות חלק מאתגר מאוד ביכולת שלנו לספק את המענה הטוב ביותר ללקוחות שלנו, נכון לנקוט במתווה סדור כדי שנוכל להוביל את המשימה או את הפרויקט בדרך הטובה ביותר, תוך עמידה ביעדי ההצלחה הנדרשים.

תעדוף משימות הוא מרכיב מאוד חשוב ביכולת שלנו להגיע לתוצר באופן מוצלח ובהתאם למועד הזמן שהוקצב לנו. כשאנו מטפלים בפרויקט או במשימה כלשהי שיש לסיים במועד נתון כלשהו, מאוד קל להתבלבל כאשר במקביל אנו מקבלים פניות רבות בו זמנית, בין לפיתוח, בין לתמיכה ובין לצרכים אחרים. זהו הזמן בו אנו ״מומחי המשבצת״ של התפקיד שלנו, צריכים לשנס מותניים גם עבור הלקוחות שלנו ולא פחות חשוב עבור הרווחה האישית והיכולת המנטלית והפיזית כדי שנצליח לתפקד בכל שטף המשימות.

שלושה היבטים מרכזיים שנכון בעיניי לקחת בחשבון:

1. תעדוף משימות

2. קבלת החלטות

3. איזון בין בית לעבודה

ההיבט הראשון, תעדוף משימות

היכולת לדעת לתעדף משימות בין הדחוף ביותר והחשוב ביותר (גורם השפעה על הארגון כולו) לבין הפחות דחוף וחשוב. כשאנו מטפלים במשימה חשובה, פרויקט גדול או דוח חשוב, אנו צריכים לדעת להתמקד במשימה החשובה שלנו, כאשר אנו מבינים את חשיבותה מניתוח ההשפעה של המשימה על הארגון ברגע הנוכחי. ככל שהמשימה משפיעה באופן רחב יותר על הארגון, כך אנו יודעים שזו משימה שמתועדפת גבוה יותר, כאשר במקביל אנו יודעים שיש עוד משימות שיש לטפל בהם, אך מאוד חשוב לא להתפזר ולנקוט בקבלת החלטות רציונאליות - האם ניתן לדחות את הטיפול (כמובן בגבול הזמנים) או שיש לתעדף את המשימה חדשה שנכנסה, מאחר וניתן לסיימה תוך זמן קצר. . רמז שיכול לסייע בהבנת חשיבות המשימה הוא הזמן שהוקצב לנו ברוטו לביצוע.

זה מוביל אותנו להיבט השני – קבלת החלטות

איכות העבודה שלנו נמדדת גם ביכולת לדעת לקבל החלטה האם המשימה היא דחופה או שניתן לתעדף משימות אחרות על פניה, על מנת לעמוד ביעדים. לדעת לתעדף משימות ולקבל החלטה בפרויקט תומכת מאוד באפשרות לעבוד בצורה גמישה ואג'ילית (Agile) המאפשרת התמקדות כל פעם בתוצר אחד מתוך התוצר המוגמר של כלל העבודה. כאשר אנו רוצים לעמוד ביעדים שהוקצבו לנו למשימה או לפרויקט, עלינו לעיתים גם לנקוט באסרטיביות מול הלקוחות שלנו, לדעת להמליץ להם מה נכון יותר ולא לתת ללקוחות להוביל אותנו בקבלת ההחלטות. חשוב מאוד לדעת לשקף ללקוחות שלנו את העבודה הנעשית ואת מה שכרוך בכך, על מנת לעמוד בתוצר הגמור ובדרך זו לרתום את הלקוחות שלנו לעבוד עמנו ביחד בצוותא במקום להורות לנו מהי המשימה, מהי הציפייה ואת הזמנים המוקצבים לה.

ובסוף, אחרון חביב אך לא פחות חשוב. כולנו אנשים עובדים, כל אחד ומשימותיו ואנו צריכים לדעת לשקף את העבודה במקצועיות, באסרטיביות וביכולת לתת את הדעת שלנו כמומחים בתחום שלנו. כשאנו מצליחים לעמוד במשימות הדחופות, החשובות ולתת את התמיכה הטובה ביותר, אנו גם יכולים לתעדף את המשימות ולהצליח להגיע לכל המשימות בטווח הזמן שהקצבנו לעצמנו, על מנת לעמוד בכל היעדים ולאפשר עבודה בריאה המעניקה איזון בין בית לעבודה. יום העבודה של העובד המודרני יכול להיות מאוד פורה ועשיר בעשייה, בפגישות, אימיילים ועבודה שוטפת, אך תמיד צריך לדעת לעצור ולהבין שיש משימות שניתן ונכון לטפל בהם מחר על מנת לאפשר איזון מתאים יותר בין החיים האישיים למקצועיים ולא לפגוע ברווחה ובבריאות הנפשית שלנו.

לסיכום, יש לדעת לנהל את המשימות בצורה רחבה, לפרוס את המשימה הגדולה למשימות קטנות, המאפשרים לנו גם שיקוף ללקוח, וגם יכולת לעמוד בכל שטף המשימות האחרות, תוך שמירה על התפקוד היומיומי. חשוב ללקוח, ולא פחות חשוב לנו.

---

רוצה ללמוד עוד על קידום ניהול הידע בארגון?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• ניהול ידע בעמותות

• וCrossing the Digital Faultline - סיכום ספר

• וDesigning a Successful KM Strategy - סיכום ספר