כידוע, בכל ארגון ישנו ידע גלוי- ידע הנמצא במערכות התפעוליות ובמערכות המידע, ידע שקל להגיע אליו, לחלוק בו ולעשות בו שימוש. מצד שני בכל ארגון יש גם ידע סמוי- אותו ידע חמקמק, נסתר ולא פורמאלי, שבד"כ נרכש ע"י אינטואיציות וניסיון ומבחין בין ה"עוסקים" בתחום מסוים לבין ה"מומחים" בו.
כל זה לא חדש...
מה שכן חדש בהקשר זה, הוא גישת קציר הידע (Knowledge Harvesting) המאפשרת לארגון לאתר, לתעד ולפשט את אותו ידע סמוי האצור אצל עובדי המפתח, ובכך להפוך אותו לגלוי וזמין עבור שאר העוסקים בתחום.
השאיפה בגישה זו היא לשקף את תהליכי קבלת ההחלטות הפנימיים של אותם מומחים, ברמה כזו שאחרים יוכלו ללמוד מהם, לחקות אותם ולקבל את אותן התוצאות.
שימוש בקציר הידע יעיל במצבים רבים כגון:
כשהארגון רוצה לדעת "מה הוא יודע" ; כשהידע נדרש למטרה ספציפית ומוגדרת היטב ; כשרוצים לשמר את הידע והניסיון של עובדים העוזבים את הארגון ; כשרוצים לבצע תהליך שינוי או שיפור בארגון, או כחלק מפעילות ניהול ידע שוטף.
היתרונות בקציר הידע ברורים:
הידע שבידי מספר אנשי מפתח הופך זמין לאחרים שעשויים להזדקק לו
המידע החיוני לא אובד לארגון עם עזיבת האנשים
יש גישה למידע ללא תלות בזמן, מקום או זמינות המומחה
פריון ויעילות משתפרים בזכות שיפור "מפלס הידע" בארגון
ניתן לבצע זאת במהירות וחסכון יחסיים
איך מיישמים את גישת קציר הידע?
לצערנו, אין נוסחת קסם שתגרום לתהליך להתממש, אולם יש מספר קווים מנחים כלליים היכולים לסייע לארגון לנוע לכיוון יישום גישה זו. את קווים אלו ניתן לחלק למס' צעדים:
התמקדו- הגדירו בבהירות באיזה ידע ברצונכם להתמקד. אל תנסו לאסוף את "כל הידע", כי אין זה אפשרי. עקבו אחר מטרות ארגוניכם, בדקו מה ברצונכם לשפר או לשמר ומה הידע שעליכם לאסוף כדי לענות למטרות אלו. דוגמאות לידע קריטי הן:
ידע על פעולות/מערכות/ציוד מרכזיים
ידע על שימור יחסי לקוחות/ספקים אסטרטגיים
ידע לא פורמאלי על תרבות ארגונית לצורך הבנה "איך להזיז עניינים כאן"
בחרו קהל יעד מוגדר- ולאחר שבחרתם, למדו אותו. התחשבו במי שישתמש בידע, בכמה אנשים מדובר, מה הם הצרכים הספציפיים שלהם, מה רמת הניסיון הממוצעת, מה דרך הפצת הידע הנכונה עבורם? כך תבטיחו שאתם משקיעים משאבים בצורה יעילה.
אתרו את המומחים שלכם- אתרו את אותם אנשים בעלי הידע הסמוי שמהם אתם רוצים "לקצור" את המידע. זכרו, אלה לא בהכרח האנשים הוותיקים ביותר. לצורך איתורם השתמשו במפת בעלי תפקידים בארגון (אם יש), היעזרו במנהלים, או אתרו מסמכים חשובים ובדקו את שמות יוצריהם.
לאחר שאיתרתם את המומחים, אספו מידע עליהם- תיאור תפקיד, תחום אחריות, השכלה והכשרות, ניסיון, אתם תצטרכו את זה כתוקף למומחיותם.
בחרו את ה"קוצר"- ה"קוצר" הוא אותו מי שיבצע את המחקר ויגלה את המידע הסמוי. בחירת האדם הנכון לתפקיד היא קריטית והרבה מהצלחת/כשלון המהלך יהיה תלוי ביכולותיו לבצע את המחקר, לראיין אנשים ו"להוציא" מהם את המידע הנכון. תהליך זה אינו קל. המומחים אינם תמיד יודעים "מה הם יודעים" ויש צורך לסייע להם בהצפת המידע ופירושו.
אל תפסלו על הסף העסקת מראיין מקצועי. ככל שרמת המומחיות של ה"קוצר" תהיה גבוהה יותר, כך המידע שיעלה יהיה איכותי ויעיל יותר. אם ברצונכם להשתמש באדם פנימי, מומלץ להשתמש בבעלי הנטייה הטבעית לכך כגון מדריכים, יועצים, חוקרים.
קצרו את הידע- השיטה המומלצת ביותר היא ראיונות פנים אל פנים. בקשו מהמומחה לתאר את דרך התנהלותו באירועים ספציפיים. ככל שתמקדו אותו, כך תקבלו מידע איכותי יותר. הכינו עצמכם היטב לראיון, הכינו שאלות שאתם יצרתם ואספו שאלות מאחרים.
דוגמאות לשאלות:
מה הדבר הראשון שאתה עושה כש.....
מה היה קורה אילו....
את מי אתה מערב כשאתה עושה X ?
מה הטעויות הנפוצות שאתה רואה אחרים עושים בפעילות X?
מה לדעתך יעזור ל- X להיות קל ומובן יותר?
מה הדבר החשוב ביותר לזכור כשאתה עושה X?
מומלץ בעת הראיון להשתמש במכשיר הקלטה, הוא הרבה יותר מהיר מכתב היד שלכם וכך לא תאבדו מידע בדרך. שיטה נוספת היא לראיין בזוגות.
לאחר מס' ראיונות מצומצם, עצרו. חזרו עם התוצאות אל המשתמשים ובדקו עמם האם "קלעתם למטרה", כלומר, האם המידע חדש ותורם להם? רק אם התשובה חיובית, אתם יכולים להמשיך בראיונות, אם לא, זה הזמן לעשות את ההתאמות הנדרשות.
ארגנו, תמצתו והפיצו- לאחר שסיימתם לאסוף את הידע, ארגנו וערכו אותו להגשה המתאימה לקהל היעד (חשוב מאוד!). התייעצו עם קהל היעד מה דרך ההצגה המתאימה להם ביותר (מאגר, מערכת שאילתות,שילוב בנהלי עבודה, הדרכות). אל תזלזלו בנושא זה, הבטחת הנגישות למידע תבטיח שכל העבודה שעשיתם לא תמצא את עצמה ללא קהל.
לאחר תקופה מסוימת, חזרו ובדקו את עבודתכם ואת תרומתה לאוכלוסיית היעד. כמו כל מאגר ידע, ברגע שסיימתם, הידע מתחיל להתיישן... בהצלחה!
Comments