תחקיר והפקת לקחים הנם בסיס לעיבוד ויצירת ידע בארגונים. מטרת התהליך כולו הנה למנוע את חזרת השגיאות בעתיד ולעשות שימוש חוזר בתובנות שהביאו להצלחות. ועם זאת, כה מעטים מצליחים בתהליך. הבעיה מתחלקת לשני מרכיבים מרכזיים:
קשה לבצע תהליך הפקת לקחים: אנו חוששים מתחקיר שיהפוך לחקירה; קשה לנו להודות בטעויות; קשה לנו לזהות את סיבות השורש ולהכליל מהם את הלקחים- התובנות הארגוניות האמיתיות. ארגונים תוקפים מרכיב זה בשנים האחרונות ולאט לאט מתחילה לצמוח תרבות תחקיר והפקת לקחים. הדרך עוד ארוכה, אך בהחלט היא נסללת ואנו מתחילים לצעוד בה.
עם זאת, מרכיב אחר, מרכזי לא פחות, עדיין נמצא בחסר: איך נבטיח, שלאחר שהגענו לתובנה, לאחר שהפקנו את הלקח, אכן נטמיע אותו היטב? איך נבטיח שבעוד שנה לא יתבצע תהליך הפקת לקחים סדור היטב, בסיומו ילמדו את אותו לקח שכבר נלמד בעבר? והלא זו מטרת הפקת הלקחים כולה..
בסקירה זו נפרוש לפניכם מתודולוגיה המבנה את התהליך ושמה דגש על ההטמעה ובניית התשתית לשימוש החוזר. המתודולוגיה מתייחסת בעיקרה בפרוייקטים ו/או תהליכים קבועים, אך ניתן להתאימה גם לאירועים חריגים. להלן עיקרי המתודולוגיה:
הבניית תהליך הפקת לקחים מתבצע בשלושה שלבים:
לפני- שלב ההקמה:
הגדרה מקדימה של תהליכי עבודה ארגוניים משתתפים. לדוגמא, ניהול פרוייקטים, קלטית עולים באולפן, ניהול מבצעי שיווק ועוד.
עבודה לפי שיטה קבועה- הגדרת תבנית Office תומכת לתיעוד תהליכי העבודה המוגדרים בסעיף הקודם. על פי רוב, חלק מהתהליך ממילא היה מתועד, אך בדרך לא אחידה ולא שלמה. העבודה לפי תבנית, מנחה לעבודה סדורה ונכונה, מסייעת לתיעוד (לצורך הפקת הלקחים ובכלל) ומסייעת גם לגישה לידע שכבר נצבר בעבר. אם נתמקד בדוגמא של ניהול פרוייקט, התבנית יכולה להיות הרחבה של תבניות הקיימות בארגון להנחיית סעיפי הניהול, האפיון והבדיקות (כמו מפת"ח). יש לסכם עם מנהלי הארגון להבטחת יצוע הדיונים השוטפים הרלוונטיים על בסיס התבנית.
הגדרת מאפיינים (מקטלגים) לתהליך. המאפיינים, המבוססים על הטקסונומיה הארגונית, יסייעו בהמשך לתהליך הכללת הלקחים (שכן אין יתרון רב שלקח שלא ניתן לעשות בו שימוש במקרים אחרים, אלא רק במקרים זהים לחלוטין לזה ממנו נלמד). כמו כן, יסייעו המאפיינים לתהליך שימוש חוזר בידע המתועד בתהליך בכללו (מעבר להפקת הלקחים הנדון כאן. בדוגמא האמורה, הרי שהמאפיינים הרלוונטיים יכולים להיות טכנולוגיה, היקף הפרוייקט, מגזר לקוח ועוד.
בניית מאגר תובנות בו ניתן לאחסן את התובנות, לקטלגם ולאחזרם על בסיס המאפיינים. המאגר יכול להיות בנוי בטכנולוגיות שונות החל מפשוט מאד באמצעות Excel, דרך Access וכלה בשימוש בכלי ניהול תוכן לניהולו ו/או פיתוח מערכות ידע ייעודיות לנ"ל.
הקמת גרעין תכנים ראשוני הכולל תובנות שנצברו בעבר בארגון ונשמרו בפורמטים שונים (על פי רוב, קבורים במסמכי Word או במצגות למיניהן).
בעת ביצוע התהליך הפרטני (תוך כדי):
קטלוג התהליך המשתתף ע"י מתן ערך למאפיינים השונים.
איסוף נתונים במהלך הפעילות.
רישום חריגים. רישום הפתעות.
התהליך כולו יבוצע ע"י מילוי התבנית בשלבים השונים של התהליך והצגתה בדיוני העבודה השוטפים.
תוך כדי הרישום, ניתן יהיה להגיע למאגר התובנות מתוך התבנית. במאגר זה צבור כבר ידע, וגישה אליו, תוך התייחסות לקבוצות חלקיות של המאפיינים, תאפשר לימוד מלקחי העבר, הרלוונטיים לתהליך הנוכחי. לדוגמא, תוך כדי תכנון הבדיקות, ניתן יהיה ללחוץ על הקישור הפותח את מאגר התובנות ומאפשר שליפת כל התובנות שכבר קיימות בארגון לגבי בדיקות אינטגרציה בפרוייקטים בטכנולוגיית TDMA.
קירוב התובנות למשתמש המייצר את התהליך החדש, והקלת הנגישות ע"י הסינון לפי מאפיינים, הם הגורמים המרכזיים הגורמים לשימוש החוזר בידע שכבר נצבר.
בסיום ביצוע התהליך (אחרי):
השוואה תכנון / ביצוע.
ניתוח חריגים והפתעות; ניתוח תכנון/ביצוע.
הכללת העובדות לתופעות.
הפקת הלקחים העקרוניים על בסיס התופעות.
הכללת הלקחים עפ"י המאפיינים.
שימור הלקחים במאגר התובנות.
בסיומו של שלב הפקת לקחים, יהיו בידינו אוסף משפטים במבנה:
בתנאים א,ב,ג כדאי/צריך/אסור/יש לשקול את X,Y,Z.
א,ב,ג- הנם המאפיינים המגדירים את הלקח;
וX,Y,Z- הנם בסיס הלקח עצמו.
להלן תרשים המתאר את התהליך בכללו:
Comments