תחקור עם הפנים לעתיד- מתודולוגיה קצרה ואפקטיבית

על חשיבותה של הפקת לקחים שמענו כבר מזמן. כל מנהל יכול להסביר עד כמה הנושא חשוב, עד כמה צריך ללמוד מהעבר, כדי להשתפר בעתיד, והרשימה עוד ארוכה.

אולם, רשימת הפעמים בהם ארגונים מבצעים תחקור ומפיקים לקחים- ברוב המקרים, קצרה.

מדוע הדבר קורה? מכמה סיבות. עמדנו בעבר על הצורך לא להתמקד רק בהפקת לקחים, אם כי גם בהנגשתם לארגון, וקידום השימוש בהם. על הארגון לקיים תהליכים אפקטיביים המזקקים את הלקחים, מסייעים לניסוחם והכללתם, ובהמשך, מתכננים באופן סדור כיצד לשלבם חזרה בתהליכי העבודה הארגוניים.

אולם, ישנו נדבך נוסף; הפקת הלקחים עצמה.

כולנו אמונים על שיטות שונות להפקת הלקחים. רובנו מכירים את שיטת התחקור הקלאסי בה אוספים עובדות, מגבשים המלצות, מסיקים מסקנות ומפיקים לקחים ומשימות. חלקנו אמון גם על שיטת ה AAR, השיטה שמקורה ב- NAVY האמריקאי, השואלת ארבע שאלות יסוד: מה קרה? מה ציפינו שיקרה? למה הפער? ו-מה אנו ממליצים לעתיד?

ובכל זאת, לא נחה דעתנו. למרות כל רצוננו, התחקיר הנו תהליך לא קל למימוש. שתי המגבלות העיקריות המובנות בו הנן:

1. אנשים מתעכבים בשלבים הראשונים של התהליך ומותירים מעט זמן לשלב המכריע- הלמידה לעתיד.

2. אנשים מתקשים להתנתק מההיבט הרגשי הכרוך בהודאה בטעות תוך תהליך הפקת הלקחים; גם המנהלים מתקשים בכך, ולעיתים שוכחים שאל להם לעשות שימוש לרעה בשגיאות בהם הודה העובד.

השיטה המוצעת להלן מתמודדת עם שני קשיים אלו. היא קצרה, היא פשוטה, והיות ומתגברת על הבעיות הקיימות, היא כפי הנראה בעלת פוטנציאל להיות מתודולוגיה אפקטיבית.

השיטה כוללת שאלה אחת:

לו היינו כיום, עם כל הידע הנוסף, מתכננים מחדש, מה היינו ממליצים?

נקודת המוצא של הפקת הלקחים הנה שכיום בדיעבד, אנו יודעים יותר משידענו בשעת מעשה, ובוודאי יותר משידענו בעת התכנון המקדים. לו היינו כיום, עם כל הידע הנוסף, מתכננים מחדש, מה היינו ממליצים?

לכל הצעה שמועלית, יש לנתח אותה ולהבין כיצד ולמה מימושה יכול לסייע להצלחה ו/או לאי נפילה במכשולים.

זהו. זו כל התורה.

חלקה הראשון, נקודת המוצא שכיום יש לנו יותר מידע, שומט את תחושת השגיאה וההיבט הרגשי המלווה תחושה זו.

חלקה השני, מבטיח שהלקחים שנלמדו אכן רלוונטיים ומסייעים לשיפור.

היעדר חלקים נוספים, מונע השקעת זמן ומשאבים בעבר ומה שהיה, ומכוון את הדיון בסוגיות- עם הפנים לעתיד.

בשתי מילים- המלצה והנמקה;

בארבע מילים- הפקת לקחים קצרה ואפקטיבית.

מוזמנים לנסות; מוזמנים לשתף בלקחים לגבי יעילות השיטה ומועילותה.

---

רוצה ללמוד עוד על הפקת לקחים ותובנות?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• שני כלים לזיהוי גורמי השורש בתחקירים והפקת לקחים

• הפקת לקחים בצבא ארה"ב- סיכום מפגש עם אלם פול ריס

• וEstablishing a Lessons Learned Program - סיכום ספר